浅谈纸质城建档案数字化处理

菏泽市城建档案技术咨询服务中心孙洁

随着计算机网络技术的普及和档案管理系统的发展，城建档案的数字化建设已成为城建档案管理工作的重点。相对于传统的纸质档案而言，数字档案具有信息的非人工识读性、信息存储的高密度性、信息与载体之间的可分离性等特点。由于城建档案数量多、分类复杂，传统的档案管理方式具有种种局限性，纸质档案的数字化则在档案的利用和保护方面开拓了更广阔的空间，传统档案管理的弊端迫切要求加快城建档案的数字化进程。

纸质城建档案数字化的基本原则是使城建档案信息资源能够准确、方便、快捷地提供利用，使全文检索和异地查阅成为现实，使可以公开的城建档案信息资源得到共享，以满足社会对城建档案利用的需求。数字化处理的基本环节主要包括信息采集、目录挂接、档案扫描、图像处理、质量检验等。

一、选用实用、通用、高效的城建档案管理软件

纸质档案数字化以及数字副本的长期保存是一项复杂、庞大的系统工程，需投入大量的人力、物力、财力。需要数字化处理的现有城建档案内容丰富，分类繁多，根据《城市建设档案分类大纲》（修订稿），城建档案设18个大类，102个属类。因此，数字化的城建档案管理要注重对管理软件的选择，根据实际需要，选择先进、成熟的城建档案管理软件，用于完成包括声像档案在内的各种城建档案的收集、整理、数字化加工处理、检索、查阅等工作流程，符合数字档案管理的标准规范，具备满足需求的基本功能和特色，操作简单快捷，维护方便，提高办公效率，适应城建档案数字化管理的需要。

二、目录录入和目录挂接

已存在电子版目录的城建档案，可以直接进行目录挂接，将原有的电子版目录导入到城建档案管理系统中，这样可以减少录入目录的工作量，避免重复作业。需要录入目录的城建档案，既可以在word文档中录入目录，然后选择目录挂接，将新目录导入到城建档案管理系统中；又可以在城建档案管理系统的目录管理模块直接录入目录。缺少纸质目录的城建档案，可以在城建档案管理系统中检索目录，选中所需的目录并打印，纸质目录一式两份，一份存放在档案盒中，另一份汇总装订成册并设立目录封面。

三、纸质城建档案扫描

对破损严重、无法直接进行扫描的城建档案进行技术修复、裱糊等处理。对折皱不平影响扫描质量的城建档案原件进行压平或烫平处理后再扫描。

根据档案幅面的大小和纸张状况选择相应规格的扫描仪或专业扫描仪。对于大幅面城建档案可以采用分幅扫描，然后将形成的多幅图像进行拼接处理，合并为一个完整的图像，以保证城建档案数字化图像的整体性。纸张状况好的档案可采用高速扫描仪的自动进纸方式，自动送稿扫描可以加快扫描速度，减少扫描时间，提高工作效率。纸张状况较差或过软、过薄、过厚的档案要采用平板扫描方式。

四、数字化图像处理

（一）原始图像处理。在城建档案管理系统中对城建档案原件的扫描图像进行处理。将方向不正确的图像旋转，以符合阅读习惯。将出现偏移的图像纠偏，以达到视觉上基本不感觉偏移。将多余的白边裁剪去除，以有效缩小图像文件的容量，节省存储空间。之后将处理后的图像上传到服务器中。

（二）高清图像处理。进入城建档案管理系统中的高清模块，先将处理后的原始图像转化为高清图像。然后，按照精确复制的原则实行高清图像处理，清除杂色，从原始图像中抠取照片和印章，使新生成的图像更清晰，并准确地反映城建档案原件的原始面貌。最后将高清图像上传到服务器。

五、数据质检

数据质检可分为初检、复查和终检，贯穿于档案扫描和图像处理的过程中，便于及时发现质量问题，防止遗漏。一盒城建档案扫描完成后，紧接着质检员进行初检，检查有没有错扫，看扫描件是否清晰，否则将要重新扫描。原始图像处理完成后，质检员进行复查。高清图像处理完成后，终检员进行最终检验。检查图像处理质量，发现不符合图像质量要求时，重新处理图像。通过全面的质量检查，可以确保数据信息准确丰富，形成最终的数字档案。

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